كارمند خوب و نمونه به افرادي گفته ميشود كه به عنوان كارمند اداري در سازمان و شركتهاي خصوصي يا دولتي استخدام ميشوند، سعي بر اين دارند كه وظايف خود را به بهترين شكل ممكن به انجام برسانند و يك كارمند وظيفه شناس و نمونه باشند. از طرفي كارفرمايان نيز همواره به دنبال استخدام بهترين كارمندان اداري هستند. با اين اوصاف شناخت وظايف يك كارمند خوب و نمونه و اجراي درست اين وظايف، يك امر ضروري در اين شغل ميباشد.
كارليب در اين مقاله سعي دارد به شما بگويد "چگونه كارمند خوبي باشيد؟" و هر آنچه كه براي پيشرفت شغلي و بهتر شدن در شغل كارمندي نياز داريد را توضيح ميدهد. توصيه ميكنيم تا پايان اين مقاله ما را همراهي كنيد تا در مسير شغلي خود به پيشرفت بزرگي دست يابيد.
كارمند خوب كيست؟ چه ويژگيهايي دارد؟
معمولا سازمانها و ادارهها به دنبال استخدام كارمنداني هستند كه متعهد به كار بوده و به بهترين شيوه ممكن وظايف خود را اجرايي نمايند.
همكاري كارمندان با تجربه و مجرب باعث پيشرفت سازمان و توسعه آن ميشود و از طرفي براي كارمندان نيز امنيت شغلي به همراه دارد.
به عنوان مثال كارمندي كه وظيفه شناس و درست كار است امكان ارتقاي شغلي و ترفيع دارد و در شغل خود همواره موفقيت كسب مينمايد.
يك كارمند خوب و نمونه بودن كار نسبتا سختي نيست و نيازمند توجه به نكاتي ميباشد. كارمندان خوب با رعايت اين نكات بدون شك ميتواند جزء بهترين افراد در زمينه شغلي خود باشد. اين ويژگيها و نكاتي كه هر كارمند خوب بايد به آنها توجه داشته باشد به شرح زير است:
1. رفتار حرفهاي؛
اينكه شما كارمند چه شركت و ارگاني هستيد، از اهميت ويژهاي برخوردار است.
به عنوان مثال ممكن است شما كارمند يك اداره مالياتي باشيد و يا كارمند يك بيمارستان.
شيوهي رفتار شما با توجه به مكاني كه در آن مشغول به كار ميباشيد، متفاوت بوده و بايد با توجه به زمينه كاري خود رفتار كنيد. رفتار كارمند در محيط كار بايد به گونهاي باشد رضايت همكاران و ارباب رجوع را جلب نمايد.
2. روحيه انتقادپذيري؛
اگر به دنبال پيشرفت و موفقيت در زمينه كاري خود هستيد، بايد انتقادپذير باشيد و روحيه انتقاد پذيري را در خود تقويت كنيد.
زماني كه كارفرما يا سرپرست در مورد نقاط ضعفي كه داريد با شما گفت و گو ميكند نبايد جبهه گيري كرده و شروع به توجيه و بهانه آوردن كنيد، بلكه بايد به صورت هوشمندانه عمل كنيد و در كمال آرامش به صحبتهاي كارفرمايتان گوش كنيد و سعي داشته باشيد كه نقاط ضعف خود را بهبود بخشيده و عملكردتان را اصلاح كنيد.
3. وظيفه شناسي؛
به جرئت ميتوان گفت كه مهمترين وظيفه يك كارمند خوب و نمونه، وظيفه شناس بودن و مسئوليت پذيري او است. يك كارمند موظف است كه وظايف خود را به صورت كامل و دقيق بشناسد و با توجه به مهارتي كه دارد، آنها را اجرايي كند در غير اين صورت به هيج عنوان نميتواند در شغل خود پيشرفتي داشته باشد و بهتر است به دنبال شغل ديگري باشد.
توصيه ميكنيم كه در شروع هر روز كاري در يك دفترچه شرح وظايف و كارهايي كه قرار است در يك روز كاري انجام بدهيد، ليست كنيد و آنها را اجرايي كنيد.
4. آموزش پذيري؛
در حال حاضر شاهد پيشرفت روزافزون علم و تكنولوژي هستيم. شخص كارمند بايد روحيه آموزش پذير داشته باشد و از تمامي فرصتهايي كه در اختيار دارد براي يادگيري، بيشترين استفاده ممكن را بكند، تا بتواند متناسب با پيشرفت علم و تكنولوژي دانش و مهارت خود را ارتقا ببخشد و به بهترين شيوه ممكن وظايف خود را به انجام برساند. پيشنهاد ما به شما عزيزان اين است كه همواره در زمينه كاري خود مطالعه داشته و شروع به يادگيري جديدترين مهارتها كنيد.
5. قدرت تعامل بالا؛
يك كارمند خوب و نمونه به راحتي ميتواند با همكاران خود ارتباط برقرار كرده و تعامل داشته باشد و با مراجعه كنندگان نيز رفتاري با محبت و احترام دارد، زماني كه مشغول به گفت و گو با مراجعه كننده خود ميباشد عبوس نبوده و لبخند بر لب دارد و كاملا با مهارتهاي ارتباطي آشناست.
6. وقت شناسي؛
كارمندي وقت شناس است كه همواره چندين دقيقه قبل از شروع ساعت كاري در محل كار خود حاضر باشد و هيچ وقت دير نكند. براي اينكه منظم و وقت شناس باشيد، توصيه ميكنيم كه برنامه ريزي دقيقي داشته باشيد.
مثلا اگر با اتوبوس به شركت و محل كار خود ميرويد، زودتر از منزل حركت كنيد تا سر وقت به محل كار خود برسيد و مراجعه كنندگان خود را در محل كار معطل نگذاريد. وقت شناس بودن استرس و اضطراب را نيز از شما دور ميكند، بنابراين اين نكته را براي موفقيت خود جدي بگيريد.
7. عدم اتلاف وقت؛
كارمند خوب و نمونه كارمندي است كه سر وقت كارهاي خود را به انجام مي رساند.
مثلا كارهاي خود را با سرعت و سريع انجام نميدهد كه زودتر تمام شوند، زيرا ميداند كه با اين روش دقتش به ميزان زيادي كاهش يافته و درصد خطا بالا ميرود.
از طرفي كار خود را كند پيش نميبرد تا در دقيقه نود، زماني كه بايد كار خود را تحويل بدهد، دچار مشكل شود.
او به شدت متعادل بوده و از زماني كه در اختيار دارد بهترين استفاده را ميكند تا ارباب رجوع و مراجعه كننده خود را نيز معطل نكند، در واقع او به خوبي ميداند، چگونه زمان را مديريت كند؟
8. عدم دخالت در امور ديگران؛
يك كارمند خوب و نمونه همواره سرش به كار خودش گرم است و تمامي تمركزش را به روي كار و وظايف خود معطوف ميكند نه رفتار ساير كارمندان. هيچ وقت در محيط كاري درمورد مسائل شخصي و حاشيهاي گفت و گويي نكرده و صرفا به روي كار خود تمركز ميكند.
اگر ميخواهيد در كوتاهترين مدت به بهترين كارمند ادارهتان تبديل شويد، كافي است همين نكته را جدي گرفته و محور كار خود قرار دهيد زيرا از حواشي و شايعه سازيها همواره به دور خواهيد بود.
9. آراستگي و پوشش مناسب؛
زيبايي ظاهري يك كارمند به منزلهي احترام به مراجعه كنندگان ميباشد. تصور كنيد كه به شركتي براي دريافت خدمات مراجعه ميكنيد.
كارمند اداره لباس نامنظمي و پر از چروكي به تن كرده و موهاي نامرتبطي دارد و ميز كارش نيز به شدت به هم ريخته است. چه حسي به شما دست ميدهد؟ آيا تمايل داريد كه شخصي با اين ويژگيها كار شما را راه بيندازد؟
بدون شك آراستگي و منظم بودن ويژگي مثبتي است كه مراجعه كننده را به سمت شما جذب ميكند، پس بهتر است كه با پوشش مرتب و منظم بر سر كار خود حاضر شويد.
10. توجه ويژه به سياستهاي كاري؛
در مجموعهاي كه شما به عنوان كارمند مشغول به كار هستيد، اهداف و سياستهايي وجود دارد. شما به عنوان يك كارمند خوب و نمونه وظيفه داريد كه اين اهداف سازماني را شناسايي كرده و به صورت دقيق براي پيشرفت و رسيدن به اين اهداف تلاش كنيد.
11. انگيزه بخشي و اشتراكگذاري تجارب؛
يك كارمند خوب و نمونه قدرت كار گروهي داشته و همواره سعي بر انگيزه بخشيدن به ساير كارمندان و همكاران خود دارد، به ويژه افرادي كه به تازگي به گروه پيوستهاند.
همواره تجربيات سودمند و با ارزش خود را در اختيار همكاران خود گذاشته و قوت قلبي است براي موفقيت ساير همكاران تا مجموعه و شركت خود را به سمت موفقيتهاي بزرگ هدايت كند.
12. برنامه ريزي و اولويتبندي كارها؛برنامهريزي
از آنجايي كه كارمندان در اكثر مواقع حجم انبوهي كار دارند، بايد قدرت اولويت بندي داشته باشند و كارهايي كه ضرورت بيشتري دارند، زودتر انجام بدهند.
يك كارمند خوب و نمونه در اين مواقع با برنامه ريزي و اولويت بندي به برنامه خود نظم بخشيده و تمامي كارها را به نحو احسنت به انجام ميرساند.
13. شنونده فعال؛
كارمند خوب و نمونه به صحبتهاي مراجعه كنندههاي خود، همكاران و كارفرمايان با دقت بسيار بالا گوش داده و سعي در ارائه بهترين خدمات دارد.
گوشدادن فعال در محيط كار مهم است، زيرا به افراد كمك ميكند يكديگر را درك كنند، با يكديگر كنار آيند و وظايف خود را بهتر انجام دهند.
14. هوش هيجاني بالا؛
هوش هيجاني بالا ميتواند به افراد كمك كند تا پيچيدگيهاي اجتماعي در محيط كار را كنترل كنند، ديگران را مديريت و راهنمايي نمايند و پيشرفت شغلي داشته باشند.
در واقع، اين روزها ميزان هوش هيجاني افراد براي شركتهاي بزرگ در انتخاب كارمندان نقش عمدهاي ايفا ميكند و سازمانهاي مختلفي از كارمندان تست هوش هيجاني ميگيرند.
بنابراين شما نيز به عنوان يك كارمند خوب و نمونه علاوه بر اينكه بايد IQ بالايي داشته باشيد، بايد از هوش هيجاني بالايي نيز برخوردار باشيد، براي اين منظور توصيه ميكنيم كه با انجام تمرينات هوش هيجاني، اين ويژگي را در خود تقويت كنيد.
موارد گفته شده ويژگيهايي بودند كه يك كارمند خوب و نمونه بايد دارا باشد. حال ميخواهيم از شما سوالي بپرسيم. آيا شما كارمند خوب و نمونهاي هستيد؟
آيا شما كارمند خوبي هستيد؟
اگر اين فاكتورها را در رفتار و عملكرد خود مشاهده كرديد، به جرئت ميتوان گفت كه كارمند درجه يك و برجستهاي هستيد و ميتوانيد با برنامه ريزي دقيق كاري عملكرد و استراتژي شغلي خود را بهبود ببخشيد و رضايت كارفرمايان و سازمان مربوطه را به دست آوريد.
كليه مواردي كه در اين مطلب برايتان شرح داديم جزء ويژگيهاي فردي بود كه يك كارمند خوب و نمونه بايد دارا باشد. اگر دغدغه درجه يك بودن داريد، با رعايت اين نكات ميتوانيد بهترين كارمند سازمان خود باشيد.
تيم كارليب نيز تمامي تلاش خود را بكار گرفته تا در كنار ارائه خدمات كاريابي آنلاين خود، با معرفي عوامل مهم پيشرفت شغلي و تكنيكهاي مديريت و توسعه فردي در بخش وبلاگ سايت، زمينه تقويت مهارتها و موفقيت شغلي كاربران خود را فراهم آورد.
منبع: كارليب
موضوعات مرتبط:
برچسبها:
مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) يكي از مهمترين اركان اصلي استراتژي هر كسبوكاري به شمار ميرود. به گفته گارتنر، مديريت فرآيند كسبوكار اين توانايي را دارد تا موفقيت هر پروژهاي را تا 70 درصد بهبود ببخشد. مديريت فرآيند كسبوكار كه از اين پس آن را به اختصار (BPM) (مخفف Business process management) ميخوانيم، به كسبوكار شما كمك ميكند تا با اخذ تصميمات درست در زمان مناسب، هزينهها را كاهش و درآمد را افزايش دهيد و بدين ترتيب به يك مزيت رقابتي بينظير دست يابيد.
در اين مقاله به معرفي BPM، انواع مختلف مديريت فرآيند كسب و كار ، مزاياي BPM، نقش آن در تحول ديجيتال و به طور كلي، هر آنچه درمورد BPM بايد بدانيد، ميپردازيم.
BPM چيست؟
BPM يك رويكرد ساختاريافته براي بهبود فرآيندهايي است كه يك سازمان براي انجام فعاليتها، خدمت به مشتريان و ايجاد ارزش افزوده از آن استفاده ميكند. فرآيند كسبوكار درواقع يك يا مجوعهاي از فعاليتها است كه به تحقق اهداف سازمان مانند افزايش سود، كاهش هزينهها، مديريت ريسك و به حداقل رساندن كارهاي بيهوده كمك ميكند. BPM از روشهاي مختلفي براي بهبود فرآيند كسب وكار استفاده ميكند و با تجزيه و تحليل كسب و كار و مدلسازي آن در سناريوهاي مختلف، اعمال تغييرات، نظارت بر فرآيندهاي جديد و بهبود مستمر توانايي خود، به سمت پيشبرد اهداف سازمان حركت ميكند.
BPM يك سيستم پويا است كه به شما نشان ميدهد چگونه نقشهاي سازماني، قوانين، تاكتيكها، اهداف كسبوكار و ساير عوامل مربوطه دائما در حال تغيير هستند. BPM توانسته است در طول اين سالها انواع مختلفي از روشهاي بهينهسازي، از شش سيگما (Six Sigma: يك نگرش منضبط، دادهمحور و روشي براي حذف نقايص در هر فرآيند و محصول) گرفته تا مديريت ناب (Lean management: در اين نوع مديريت، به جاي كنترل كامل فرآيندهاي كار، تمركز بيشتر روي مسئوليت و رهبري مشترك است) را در خود جاي دهد.
باتوجه به اينكه در برخي شركتها مديريت فرآيندهاي كسب و كار بدون استفاده از ابزارهاي اتوماسيون، پيچيده و دشوار ميشود، محصولات نرمافزاري BPM به منظور پشتيباني از تغييرات به وجود آمده در كسبوكارهاي بزرگ، توسعه پيدا كرد.
فناوريهاي BPM توانسته است به نوبه خود در پيشرفت هوش مصنوعي (AI)، يادگيري ماشيني (machine learning) و ساير فناوريهاي به اصطلاح هوشمند نقش مهمي ايفا كند. چرا كه اين امكان را به شركتها داده است تا از دادههاي موجود خود بهتر استفاده كنند، مشكلات احتمالي را پيش از وقوع شناسايي كرده و تصميمات آگاهانهتري اتخاد كنند. باظهور كسبوكارهاي ديجيتال، تمركز اصلي BPM روي بهينهسازي سيستمهاي تعامل مشتريان و كارمندان است.
انواع مختلف مديريت فرآيند كسب وكار (BPM)
مديريت فرآيند كسب و كار بسيار گسترده است و از ابزارهاي مختلفي استفاده ميكند. اما بسياري از كارشناسان اين رشته را در سه دستهبندي زير قرار ميدهند:
مديريت فرآيند كسب و كار سيستم محور
اين نوع از BPM روي فرآيندهاي مربوط به گردش كاري در سيستمهاي كسب وكاري تمركز دارد كه بدون دخالت انساني عمل كرده و امكان ادغام و يكپارچهسازي در ساير برنامههاي سازماني را دارد. فرآيندهاي اتوماتيك در مديريت ارتباط با مشتري و سيستمهاي برنامهريزي منابع سازماني (ERP) دو نمونه از دستهبندي سيستم محور هستند.
مديريت فرآيند كسب و كار انسان محور
BPM ميتواند روي فرآيندهايي كه توسط نيروي انساني انجام ميشوند، تمركز كند. اين فرآيندها همان برنامههايي با ويژگيهايي براي تعاملات انساني هستند؛ مانند رابط كاربري با طراحي خوب، هشدارها و اعلانها.
مديريت فرآيند كسب و كار سند محور
اين رويكرد بر اسنادي مانند فرآيند قالببندي، امضا و تاييد قراردادها تمركز دارد. ابزارهاي مديريت فرآيند كسب و كار معمولا در يك كار خاص سند محور، مانند امضا كردن اسناد، تخصص پيدا كردهاند. مديريت فرآيند كسب و كار سندمحور ، به كاربران كمك ميكند تا قبل از تصميمگيري براي سرمايهگذاري، ابتدا درك درست و بهتري از تحقيقات بازار داشته باشند.
BPM و مديريت پروژه
مديريت فرآيند كسب وكار (BPM) نوعي رويكرد استراتژيك به منظور مديريت فرآيندهايي است كه داراي ارزش بلندمدت هستند؛ اما مديريت پروژه بيشتر ماهيت تاكتيكي و كوتاهمدت دارد. BPM درواقع يك ديد كلي از تمامي جوانب سيستم گردش كار را در يك سازمان ارائه ميدهد و معمولا در بخشهاي مختلف يك سازمان در رفتوآمد است، درحاليكه مديريت پروژه بر وظايف فردي در يك حوزه خاص و در يك سيستم گردش كار بزرگتري در سازمان تمركز دارد.
براي مثال، اگر روي بهبود خدمات مشتري در سازمان خود كار ميكنيد، استراتژي BPM شما بايد شامل تمامي جوانب چگونگي تعامل مشتريان با سازمان باشد؛ از اولين تماس تا تحويل محصول يا خدمات و همچنين خدمات پس از فروش. درحاليكه مديريت پروژه شما، به طور خاص روي بهبود عملكرد نيروي كال سنتر حين تعامل با مشتري تمركز ميكند.
چرا مديريت فرآيند كسب وكار به نفع شما است؟
مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) روشي براي ساختاردهي به فعاليتهاي بيزينسي شما است تا بتوانيد به اهداف خود دست پيدا كنيد، عملكرد خود را بهبود ببخشيد و ارزش سازمانتان را افزايش دهيد.
BPM با كاهش كارهاي دستي، خودكارسازي وظايف تكراري و كاهش درصد خطا، به كاهش هزينهها كمك ميكند. مديريت فرآيند كسب و كار همچنين با ارائه چارچوبي براي آزمايش فرآيندهاي جديد پيش از پيادهسازي، ميزان ريسك را به حداقل ميرساند. BPM ميتواند مسير معامله مشتريان با شما را تسهيل كند يا تجربه لذتبخش و خوشايندي را براي مشتريان در طي معامله با شما رقم بزند و بدين ترتيب، باعث افزايش رضايت مشتريان شود. لازم به ذكر است كه BPM فقط مختص سيستمهاي كامپيوتري نيست، بلكه ميتوان از آن در مديريت نيروهاي انساني نيز استفاده كرد.
از مزاياي BPM ميتوان به موارد زير اشاره كرد:
افزايش درآمد و افزايش ميزان رضايت مشتري: BPM به شما كمك ميكند تا مشكلات را در فرآيند كسب و كار شناسايي كرده و آنها را رفع كنيد كه اين كار در نهايت باعث ايجاد گردش كار سادهتر و مشتريان راضيتر ميشود. علاوه بر اين، اگر به دنبال بهرهوري از فناوريهاي ديجيتال مانند هوش مصنوعي و اتوماسيون هستيد، BPM ميتواند به شما در پيادهسازي اين ابزارها و ادغام آنها در فرآيندهاي موجود كمك كند.
كاهش هزينهها با بهبود بهرهوري سازماني از طريق اتخاد تصميمهاي هوشمندانهتر براساس تحليل داده بلادرنگ: فرايندهايي كه توسط BPM اتوماتيك شدهاند، از فرآيندهاي دستي سرعت بيشتري دارند؛ چون كمتر به وروديهاي انساني متكي هستند. همين امر مستقيما روي ارائه خدمات با ارزش افزوده بيشتر و قيمتهاي پايينتر (مانند ارائه پيشنهادهاي شخصيسازي شده به مشتريان) تاثير ميگذارد.
چگونه BPM به تحول ديجيتال كمك ميكند؟
مديريت فرآيند كسب و كار يكي از اصليترين اجزاي تحول ديجيتال است. BPM شما را قادر به ايجاد فرآيندهاي قابل تكرار و استانداردي ميسازد كه در چندين برنامه و پلتفرم قابل اجرا باشد. به عنوان مثال، فرض كنيد يك فرآيند خدمات مشتري داريد كه در يك برنامه يا پلتفرم به خوبي كار ميكند. وقتي در يك پلتفرم خوب كار ميكند، پس در برنامهها و پلتفرمهاي ديگر نيز عملكرد خوبي دارد؛ حتي در برنامههاي جديد يا برنامههايي كه در حال توسعه هستند.
اولين مرحله در تحول ديجيتال، درك درست از وضعيت فعلي كسبوكار و شناسايي فرآيندهاي مهم و چگونگي بهبود بخشيدن آنها است. ميتوانيد اين كار را با بررسي سيستمهاي موجود نظير ERP و CRM انجام دهيد، اما اين موضوع را فراموش نكنيد كه خودتان نيز بايد آستينها را بالا بزنيد، مستقيما وارد ميدان شده و با مشتريان و كارمنداني كه روزانه با اين سيستمها سروكار دارند، در تعامل باشيد.
يكي ديگر از مزاياي BPM اين است كه رويكردي مقياسپذير براي تحول ديجيتال ارائه ميدهد. ميتوانيد كار خود را با يك پروژه كوچك شروع كنيد و اگر همه چيز خوب پيش رفت، به تدريج آن را بزرگتر كنيد. يعني براي سازگاري فرآيندهاي كسب و كاري خود لازم نيست حتما زيرساختهايي براي فناوري جديد ايجاد كنيد يا يك سيستم يكپارچه بسازيد؛ بلكه ميتوانيد از يك فرآيند در چندين برنامه و پلتفرم استفاده كنيد.
چرخه عمر BPM
در چرخه عمر BPM پنج مرحله وجود دارد:
- تجزيه و تحليل
- طراحي
- مدلسازي
- توسعه
- بهينهسازي
در دو مرحله اول، تمركز روي درك اين موضوع است كه سازمان شما براي رسيدگي به مشكلات يا فرصتهاي كسبوكاري به چه چيزهايي نياز دارد. درواقع شما در اين سه مرحله، فرصتهاي بالقوه بهبود فرآيند را شناسايي كرده و سپس پيش از حركت به مرحله بعدي، آنها را امكانسنجي ميكنيد.
مرحله سوم درباره خلق يك برنامه دقيق براي پيادهسازي راهحلهاي انتخابيتان است. در اين مرحله مشخصات هر فرآيندي كه قرار است دوباره طراحي شود، نوشته ميشود تا توسعهدهندگان هنگام ساخت سيستمها يا برنامههاي نرمافزاري جديد در زمان توسعه محصول، دقيقا بدانند چه كاري بايد انجام دهند.
مرحله چهارم مربوط به توسعه محصول است؛ اينجا همان مرحلهاي است كه با نصب فناوريهاي جديد در محيط توليد، تمام طرحهاي خود را عملي ميكنيد.
درنهايت، در مرحله بهينهسازي به دنبال راههايي براي بهبود و بهينهسازي فرآيندها خواهيد بود تا در نتيجه آن، كارايي بالا رفته و نرخ خطا كاهش پيدا كند.
استراتژي BPM
پيش از شروع كار با BPM، بهتر است در ابتدا تمامي مشكلات را به درستي بررسي و تعريف كنيد. به هنگام تعيين اهداف خود، براي آنكه در مدت 1 تا 3 ماه به آنها برسيد، تفكر جاهطلبانه و در عين حال واقعبينانه داشته باشيد؛ يعني اگر رسيدن به يك هدف كوتاهمدت، بيشتر از 3 ماه طول ميكشد، آن را به اهداف كوچكتر تقسيم كنيد.
اگر راههاي ملموسي براي سنجش موفقيت وجود داشته باشد، هر فردي كه در پروژه كار ميكند، ميداند كه چه زماني به هدف خود ميرسد يا چقدر راه تا رسيدن به هدف باقي مانده است. دليل استفاده برخي از كسبوكارها از BPM اين است كه تمامي كارمندان، در هر سطحي كه هستند، در راستاي اهداف مشترك سازماني، مانند رضايت مشتري يا تارگت فروش، قدم بردارند.
بهترين شيوه ها در BPM
شيوههاي BPM مجموعهاي از دستورالعملها و توصيهها براي پيادهسازي BPM است. اين دستورالعملها، نحوه اجراي BPM را به طور مستمر و موثر توضيح ميدهد.
راهنماي بهترين شيوههاي BPM به شرح زير است:
مدلسازي فرآيند كه شامل اين موارد است:استفاده از نشانهگذاري و نشانههاي استانداردي مانند نمادگذاري در مدل سازي فرآيند كسب و كار (Business Process Model & Notation)،زبان مدل سازي يكپارچه: UML (Unified Modeling Language) زباني شيگرا براي ساخت و مستندسازي يك سيستم نرمافزاري است،
زبان گردش وب سرويس (WSFL (Web Services Flow Language: يك زبان برنامهنويسي براي توصيف خدمات وب كه در سال 2001 از سوي IBM ارائه شد.
اجراي فرآيند، كه شامل فناوريهاي اتوماسيون فرآيند است، مانند:موتور گردش كار (workflow engines): نرمافزار كاربردي كه مراحل تجاري را كنترل ميكند،
موتور قوانين كسبوكار (Rule Engine): به جزئي از نرمافزار گفته ميشود كه به افراد غيربرنامهنويس اجازه ميدهد، بدون تغيير در كد برنامه، قوانين و مقرراتي را براي اجرا و استفاده در نرمافزار معرفي كنند.
هوش كسب و كار كه معيارهاي عملكرد فرآيند، مانند زمان يا هزينه هر واحد توليد شده را گزارش ميدهد.
كاربردهاي BPM در سازمانها
شما ميتوانيد از BPM براي بهبود عملكرد فرآيندهاي كسب و كاري خود و همچنين افزايش كارايي سازمان استفاده كنيد. BPM به شما كمك ميكند تا با بهبود حاشيه سود، كاهش هزينهها و بهبود رضايت مشتري، به مزيت رقابتي برسيد.
چند نمونه از كاربردهاي BPM:
اتوماتيك كردن كارهاي دستي: كه درحال حاضر توسط كارمندان (يا پيمانكاران) انجام ميشود. البته بايد به كارمندان آموزش داده شود كه چگونه برخي از وظايف خاص را تنها با دانشي اندك در زمان مناسب انجام دهند،
تجزيه و تحليل فرآيندهاي فعلي: با اين كار ميدانيد كه در كجاي كار، فضا براي بهبود و پيشرفت وجود دارد،
كمك به تيمهاي منابع انساني در مديريت فرآيندهاي انتقال، استخدام و تعديل كارمندان: مديران منابع انساني ميتوانند با به كارگيري BPM تمام مراحل فرآيند استخدام را زيرنظر داشته باشند. درنتيجه آنها ميتوانند بررسي كنند كه كدام بخش نياز به بهبود دارد تا كاركنان و سازمان به اهداف خود برسند و كارمندان را راضي نگه دارند، استفاده از BPM در دپارتمان مالي: BPM آنقدر گسترده است كه ميتوانيد از آن براي بهبود تمام جنبههاي كسبوكار خود استفاده كنيد؛ البته كه امور مالي از اين قاعده مستثني نيست! BPM به شركتهاي مالي اين امكان را ميدهد تا زمان مورد نياز براي انجام كارهاي روزمره، مانند تطبيق حسابها را به طور قابل توجهي كاهش داده و درعين حال، دقت گزارشهاي مالي خود را به حداكثر برسانند.
استفاده از BPM در دپارتمان فروش: BPM ميتواند با ارائه راهكارهايي در سازماندهي و سادهسازي سفر مشتري، به دپارتمان فروش كمك فراواني كند. درنتيجه تيم فروش ميتواند تمركز بيشتري روي خدمات مشتري، بهبود قيف فروش و كسب درآمد با منابع كمتر داشته باشد.
با BPM به مزيت رقابتي دست يابيد
همانطور كه پيش از اين هم بارها ذكر كرديم، BPM يكي از اجزاي بسيار مهم در استراتژي هر كسبوكاري به شمار ميرود. BPM به شما كمك ميكند تا به مزيت رقابتي خوبي دست پيدا كنيد و اين قدرت را به شما ميدهد تا نسبت به رقبايي كه هنوز در فناوريهاي BPM سرمايهگذاري نكردهاند، واكنش سريعتر و كارآمدتري داشته باشيد. با اينحال مديريت فرآيند كسب و كار تنها درباره اتوماتيك كردن فرآيندها نيست؛ بلكه در بهبود نتايج كسبوكار نيز كارآمد است.
ابزارهاي BPM به گونهاي طراحي شدهاند تا به سازمانها در فرآيند تغيير و مديريت آن كمك كنند، كارايي را بهبود ببخشند، هزينهها را كاهش دهند و از بروز ريسكهاي مرتبط با فناوريهاي جديد يا تغييرات نظارتي كه بر فعاليتهاي يك سازمان تاثير ميگذارد، جلوگيري كنند.
تفاوت BPM و BPA
BPM و BPA شبيه به هم نيستند. BPM روشي براي مديريت فرآيند است در حاليكه BPA (Business process automation: اتوماسيون فرآيندهاي كسبوكار) يك ابزار اتوماسيونسازي براي استفاده در مديريت فرآيندهاي كسب و كاري است. تفاوت اصلي اين دو در اين است كه BPM بر بهبود فرآيندهاي موجود تمركز ميكند، اما BPA فرآيندهاي دستي موجود را اتوماتيك كرده و با اعمال اصلاحات باعث كارآمدتر شدن آنها ميشود.
ابزارهاي BPM شامل سيستمهاي مديريت گردش كار يا نرم افزار تسكمنيجر (برنامه نظارت سيستمي) است كه به شما در سازماندهي گردش كار كمك كرده و آن را كارآمدتر، پربازدهتر و آسانتر ميكند. براي مثال، اگر شما پروژهاي داريد كه چندين نفر همزمان روي آن كار ميكنند (مثلا دو طراح همزمان روي يك پروژه كار ميكنند)، استفاده از ابزاري مانند ترلو (Trello) به هر دو طراح اين امكان را ميدهد تا از روند كار يكديگر مطلع باشند، بدون اينكه مشكلي در ارتباط ميان آنها ايجاد شود. استفاده از چنين ابزارهايي از هرگونه تاخير غيرضروري در روند تكميل پروژه جلوگيري ميكند، چون تمام افراد حاضر در پروژه دقيقا ميدانند كه در مرحله بعدي پروژه چه كاري بايد انجام دهند.
BPMN چيست و چه كاربردي دارد؟
BPMN يا مدل سازي فرآيند كسب و كار (Business Process Model & Notation)، درواقع مجموعهاي از نمادها و اشكال گرافيكي براي مدل سازي فرآيند كسب و كار است.
BPMN روشي را براي ساخت مدلهاي فرآيندي تعريف ميكند كه نشان ميدهد چگونه كارها در يك سازمان انجام ميشود. BPMN داراي دو عنصر اصلي گرهها (nodes) و خطوط اتصال (connector lines) است كه از آنها براي نمايش فعاليتها، تصميمها و زيرفرآيندها (Sub-Process) استفاده ميكند.
ميتوان از گرهها براي توصيف دستهاي وظايف يا رويدادهاي مرتبط به هم استفاده كرد. هر گره نشاندهنده يك فعاليت يا رويداد است كه توسط يك فرد در سازمان تكميل شده و به سرانجام رسيده است؛ براي مثال، تاييد گزارش هزينه، تماس با مشتري يا درست كردن يك فاكتور.
خطوط اتصال فعاليتهاي مختلف را طي چند مرحله به يكديگر مرتبط ميكند؛ مراحلي كه بايد براي تكميل موفقيتآميز فرآيند انجام شوند. براي مثال، «تاييد اطلاعات درج شده در فرم» مستقيما با «فرم درخواست بررسي» در ارتباط است، زيرا هميشه بايد مرحله تاييد پيش از مرحله بررسي وجود داشته باشد.
BPMS چيست و چه كاربردي دارد؟
نرم افزار مديريت فرآيند كسب و كار (BPMS) به شركتها كمك ميكند تا مجموعهاي از فعاليتها و وظايف را طراحي، مدلسازي، اجرا، اتوماتيكسازي و بهبود ببخشند تا به يك هدف سازماني مشترك دست پيدا كنند. BPMS يك محصول فناوري است كه از مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) پشتيباني ميكند؛ تخصصي كه هدفش بهبود فرآيندهاي كسب و كار end to end است.
BPMS مجموعهاي از فناوريها است كه شامل موارد زير ميشود:
ابزارهاي استخراج فرآيند براي كشف، نمايش و تحليل وظايفي كه فرآيندهاي كسب و كار را هدايت ميكنند، مدل سازي فرآيند كسب و كار براي نمودارسازي فرآيندهاي كسب و كاري، موتورهاي گردش كار براي اتوماتيكسازي جريان كارهايي كه يك فرآيند كسب و كاري را تكميل ميكنند، موتورهاي قانون كسب و كار (BREs) كه كاربران نهايي را قادر ميسازد تا خودشان قوانين كسب و كار را بدون نياز به برنامهنويس تغيير دهند، ابزارهاي شبيهسازي و تست: براي مشاهده نحوه عملكرد فرآيندها بدون نياز به كدنويسي اوليه.
در سالهاي اخير شاهد ظهور سيستم هوشمند فرآيندهاي كسب و كار (iBPMS) در بازار بودهايم. iBPMS درواقع اصطلاحي است كه گارتنر براي اشاره به فناوريهاي پيچيدهاي مانند تحليل بلادرنگ، پردازش رويدادهاي پيچيده (CEP)، نظارت بر فعاليتهاي كسب و كاري (BAM) و هوش مصنوعي (AI) معرفي كرده است. اين فناوريها، اتوماتيك كردن فرآيندها را پوياتر و مبتني بر داده كرده است. استفاده روزافزون BPMS از فناوريهاي كمكد/بدون كد (LCNC) بدان معنا است كه ديگر كسبوكارها براي بهينهسازي فرآيندهاي كسب و كاري خود به كدنويسان حرفهاي وابسته نيستند.
تحليلگران كسب و كار و حتي كاربران كسبوكارها ميتوانند با استفاده از BPMS با توسعهدهندگان فرآيند و كارشناسان فناوري اطلاعات جهت پيدا كردن، بهبود و تغيير فرآيندهاي كسبوكاري خود همكاري كنند.
مزاياي استفاده از BPMS در برنامههاي بهبود فرآيند
براساس تحقيقات موسسه BPMInstitute.org، پيادهسازي يك برنامه موفق BPM به شركتها كمك ميكند تا در موارد زير به موفقيت دست پيدا كنند:
- تسريع زمان ورود به بازار
بهبود هزينه، بهرهوري و كيفيت
بهبود سطح خدمات و رضايت مشتري
سادهسازي فرآيندهاي كسب و كاري
مديريت ريسك و تبعيت قانوني
معرفي سريعتر طرحهاي ساختاري در فرآيندهاي جديد
كاهش هزينهها و افزايش درآمد
ابزارهاي BPMS با ايجاد يك محيط عملياتي، اهداف و مزاياي BPM را كه در بالا شرح داده شد، فعال ميكند.
اين ابزارها به شركتها كمك ميكنند تا استراتژيهاي كسبوكاري خود را، با هماهنگي تغيير و بهبود فرآيندهاي كسبوكار در بخشهاي مختلف سازمان و حتي با شركاي خارجي، پيادهسازي كنند. اين ابزارها باعث ايجاد يكپارچگي در سيستمهاي سازمان و برنامههاي كاربردي سازماني، مانند برنامه ريزي منابع سازماني (ERP) و مديريت ارتباط با مشتري (CRM) ميشوند. ابزارهاي BPMS با جمعآوري دادهها و تحليل آنها به شركتها، در فهم اينكه كدام بخش از فرآيندهاي كسب و كار نياز به اتوماسيون يا تغيير دارند، كمك ميكند.
اگر ابزارهاي BMPS به درستي اجرا شوند، ميتوان با اتوماسيون فرآيندهاي دستي و حل مشكلات موجود در فرآيندها و ارائه يك ديد گستردهتر به كاركنان درباره نحوه انطباق كار آنها در يك فرآيند بزرگتر، بهرهوري و روحيه كاري آنها را بهبود بخشيد.
BPMS يكي از فناوريهايي است كه به شركتها كمك ميكند تا با فراهم آوردن ابزارهايي كه باعث بهينهسازي فرآيندهاي كسبوكاري موجود و ايجاد فرآيندهاي جديد ميشوند، به اهداف تحول ديجيتال خود دست يابند.
مهمترين ويژگي هاي BPMS
اصليترين ويژگيهاي BPMS عبارتند از:
موتور فرآيند براي مدل سازي فرآيندها و برنامههاي كاربردي وب
جمعآوري داده و تحليل كسب و كار به منظور اعمال تغييرات هوشمند در فرآيندها
سيستم مديريت محتوا (CMS) براي ذخيره ايمن فايلها
ابزارهاي همكاري مانند نرمافزارهاي همكاري اجتماعي
استقرار ابري يا فيزيكي ( on-premises)
با اين اوصاف، مجموعه ويژگيهاي محصولات BPMS به سرعت در حال تكميل شدن هستند، زيرا فروشندگان در تلاشند تا با خودكارسازي سريع فرآيندهاي ساده و پيچيده، نيازهاي مشتريان خود را رفع كنند، تغييرات لازم را بلادرنگ اعمال و از فناوريهاي نوظهوري مانند اتوماسيون فرآيند رباتيك (RPA) و هوش مصنوعي براي كسب مزيت رقابتي استفاده كنند.
دن موريس (Dan Morris)، متخصص حوزه BPMS ، يك ساختار ايدهآل BPMS را نوعي «محيط تركيبي» ميداند كه از تغييرات بسيار سريع پشتيباني ميكند، از توليد خودكار برنامههاي كاربردي پشتيباني كرده و به برنامههاي ساختهشده در هر پلتفرمي اجازه ادغام و يكپارچه شدن در راهحل را ميدهد.
موسسه تحقيقاتي فارستر (Forrester Research) بازار BPMS را يك بازار در حال گذار توصيف كرده است. بر اساس يافتههاي اين موسسه تحقيقاتي، اكثر فروشندگان به دليل پروژههاي گرانقيمت و پيچيده BPMS، كه معمولا زمانبر هم هستند و ماهها و حتي گاهي سالها طول ميكشد تا ارزش خود را نشان دهند، از آن چشمپوشي ميكنند.
به همين دليل، اين موسسه تحقيقاتي BPM را به DPA (اتوماسيون فرآيند ديجيتال) تغيير نام داده است و آن را به دو بخش تقسيم ميكند:
DPA-deep: براي توصيف BPMS سنتي و با تمركز بر اتوماسيون فرآيندهاي پيچيده
DPA-wide: براي اشاره به اتوماسيون فرآيندهاي سادهترو ارزانتر
نمونه هايي از فرآيندهاي كسب و كاري مورد استفاده در BPMS
فرآيندهاي كسب و كاري كه ابزارهاي BPMS واقعا ميتوانند به پيشرفت آن كمك كنند، بايد تعدادي از اين ويژگيها را داشته باشند:
محدوديتهاي سازماني را در نظر بگيرند،
مطابق با مقررات باشند،
متكي بر چند فناوري باشند.
در ادامه به چند نمونه از فرآيندهاي كسب و كاري كه ميتوانند باعث بهبود سيستمهاي BPMS شوند، اشاره ميكنيم:
مديريت حساب
مديريت و پيگيري بودجه
مديريت مطالبات
مديريت انطباق
سفارشات مشتري
مديريت موجودي
پردازش فاكتور
نظارت برعملكرد
رديابي پروژه
رديابي گردش كار
معارفه سازماني كارمندان جديد
به طور كلي، BPM يك رويكرد استراتژيك است كه تمامي جوانب فرآيندهاي سازمان شما را، از برنامهريزي و طراحي تا اجرا و پيادهسازي دربرميگيرد و به سازمانها كمك ميكند تا سريعتر و راحتتر به اهداف خود برسند.
معرفي سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار همكاران سيستم (فرايار)
همانطور كه در اين مقاله به آن اشاره شد، مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) يكي از مهمترين اركان اصلي استراتژي هر كسبوكاري به شمار ميرود كه با بهكارگيري آن ميتوانند سيستمهاي مورد نياز خود را توسعه داده و در عين حال، يكپارچگي آنها را با ERP اصلي در سازمان خود حفظ كنند.
سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار فرايار همكاران سيستم ، مجموعهاي از ابزارهاست كه با استفاده از آن ميتوانيد سيستمهاي مد نظر خود را كه پاسخگوي نيازهاي خاص شما در سازمان است، توليد كنيد.
با كمك فرايار ميتوانيد سيستمهاي جزيرهاي را با يكديگر و با راهكاران همكاران سيستم مرتبط و يكپارچه كنيد. بهاين ترتيب فرايندها در سطح سازمان شما با سرعت و دقت بيشتر و صرف هزينه كمتري اجرا خواهد شد. براي كسب اطلاعات بيشتر با ما در تماس باشيد.
منبع: همكاران سيستم
موضوعات مرتبط:
برچسبها: